नाशिक, (प्रतिनिधी) २३ सप्टेंबर - सरकारी कारभाराला अधिक गती देणे, पारदर्शकता आणणे आणि कामातील कार्यक्षमता वाढवणे या उद्देशाने नाशिक जिल्हा प्रशासन आता डिजिटल क्रांतीच्या दिशेने अधिक वेगाने पावले टाकत आहे. जिल्ह्यातील सर्व सरकारी कार्यालये आणि विविध शाखांमध्ये ‘ई-ऑफिस’ (e-Office) प्रणालीचा वापर अधिक प्रभावीपणे करण्यात यावा आणि कागदी टपाल तसेच कागदी पावत्यांचा (Receipts) वापर पूर्णपणे बंद करावा, असे स्पष्ट व कडक निर्देश नाशिकचे जिल्हाधिकारी आयुष प्रसाद यांनी दिले आहेत.
जिल्हाधिकारी कार्यालयात २२ सप्टेंबर रोजी आयोजित करण्यात आलेल्या सर्व शाखाप्रमुखांच्या आढावा बैठकीत ई-ऑफिस प्रणालीच्या सद्यस्थितीचा सविस्तर आढावा घेण्यात आला. या बैठकीत ई-ऑफिस प्रणाली पूर्ण क्षमतेने सुरू असतानाही काही शाखा आणि क्षेत्रीय कार्यालयांकडून अद्यापही पारंपरिक पद्धतीने कागदी टपाल आणि पावत्या पाठवल्या जात असल्याचा प्रकार समोर आला. या दुहेरी पद्धतीमुळे एकाच कामाची नोंद प्रणालीत आणि कागदावर अशा दोन वेळा करावी लागते. परिणामी, शासकीय कर्मचाऱ्यांचे विनाकारण मनुष्यबळ व वेळ वाया जाऊन प्रशासकीय कामांना विलंब होतो, याकडे जिल्हाधिकाऱ्यांनी विशेष लक्ष वेधले.
प्रशासकीय कामात सुधारणेसाठी दिलेली महत्त्वाची सूत्रे:
कागदी पावत्यांवर बंदी: इथून पुढे कोणत्याही शाखेने टपाल शाखेकडे कागदी स्वरूपातील रिसिप्ट किंवा पावत्या पाठवू नयेत. क्षेत्रीय कार्यालयांकडून येणारे सर्व टपाल आणि आवक-जावक केवळ ई-ऑफिस प्रणालीद्वारेच स्वीकारली जावी.
स्कॅनिंग व डिजिटायझेशन: जर एखाद्या प्रसंगी कागदी रिसिप्ट प्राप्त झालीच, तर संबंधित शाखेने ती तात्काळ ई-ऑफिस प्रणालीमध्ये स्कॅन करून तिचा इलेक्ट्रॉनिक अभिलेख (Record) तयार करावा.
अभिलेख कक्षाचे नियोजन: टपाल शाखेमध्ये जमा होणाऱ्या कागदी पावत्या सुरक्षित ठेवण्यासाठी दर महिन्याच्या पहिल्या आठवड्यात त्या ‘द्वितीय अभिलेख कक्षाकडे’ (Record Room) हस्तांतरित कराव्यात.
मूळ कागदपत्रांची गरज असल्यास: एखाद्या कायदेशीर किंवा प्रशासकीय प्रकरणाच्या चौकशीसाठी मूळ कागदी दस्तऐवजाची अत्यंत आवश्यकता असल्यास, संबंधित शाखेने ते कागदपत्र अभिलेख कक्षाकडून रीतसर मागणी करून घ्यावेत.
विशेष अपवादात्मक प्रकरणांसाठी पूर्वमान्यता अनिवार्य
एखाद्या विशिष्ट कायद्यातील तरतुदीनुसार अथवा कायदेशीर बाबींमुळे प्रत्यक्ष कागदी दस्तऐवज जमा करणे अत्यावश्यक असल्यास, त्यासाठी जिल्हाधिकारी यांची पूर्वपरवानगी घेणे बंधनकारक करण्यात आले आहे. जिल्हाधिकाऱ्यांची मान्यता मिळाल्यानंतरच अशी कागदपत्रे पुढील कार्यवाहीसाठी सामान्य शाखेकडे सादर करता येतील.
जिल्हाधिकारी आयुष प्रसाद यांनी स्पष्ट केले की, आधुनिक तंत्रज्ञानाचा स्वीकार करून नागरिकांना जलद सेवा देणे हे प्रशासनाचे मुख्य ध्येय आहे. त्यामुळे सर्व शाखाप्रमुख आणि क्षेत्रीय कार्यालयांच्या प्रमुखांनी या आदेशांचे तात्काळ, काटेकोर आणि तंतोतंत पालन करावे. या निर्णयामुळे कागदाची मोठी बचत होऊन पर्यावरणपूरक ‘पेपरलेस’ प्रशासनाला बळ मिळणार आहे.